Illegitima arbetsuppgifter – när jobbet känns fel

Har du någon gång känt att du gör saker på jobbet som inte hör till dina arbetsuppgifter? Kanske skriver du rapporter som ingen verkar läsa, eller lägger tid på att mata in samma information i flera olika system. Eller så förväntas du ta hand om praktiska sysslor som egentligen borde ligga på någon annans bord.

Då kan det handla om illegitima arbetsuppgifter – och det är något som kan påverka både trivseln och hälsan på jobbet. Forskare vid Stressforskningsinstitutet vid Stockholms universitet undersöker hur illegitima arbetsuppgifter påverkar anställda i Sverige.

Vad menas egentligen med illegitima arbetsuppgifter?

– Begreppet illegitima arbetsuppgifter syftar på uppgifter som upplevs som orimliga utifrån ens yrkesroll, berättar Constanze Leineweber, professor vid Psykologiska institutionen, Stockholms universitet.

– Illegitima arbetsuppgifter kan delas in i två kategorier, oskäliga arbetsuppgifter och onödiga arbetsuppgifter. Oskäliga arbetsuppgifter är uppgifter som man tycker någon annan borde göra, till exempel en lärare som förväntas städa klassrummet eller en sjuksköterska som behöver fixa IT-problem. Onödiga arbetsuppgifter är uppgifter som upplevs som meningslösa eller ineffektiva, och som egentligen skulle kunna undvikas helt. Ett exempel kan vara att man måste mata in samma information i flera olika administrativa system.

Upplevelsen av vad som är illegitimt varierar från person till person, men när man återkommande får uppgifter som känns felaktiga, kan det påverka både motivation och psykisk hälsa.

Vad säger forskningen?

– Det här är ett område som ännu inte är så väl utforskat i Sverige, säger Constanze. Men vi ser att det finns ett tydligt samband mellan upplevelsen av att ha illegitima arbetsuppgifter och ohälsa, till exempel har vi sett i vår forskning att sådana uppgifter har ett samband med ångestsymtom över tid.

I SLOSH uppger ungefär 10 procent av deltagarna att de ofta eller mycket ofta utför arbetsuppgifter som de själva uppfattar som illegitima. En betydande del av arbetstiden kan alltså gå till arbetsuppgifter som upplevs som meningslösa eller borde kunna göras av någon annan.

– Vi har tittat närmare på hur detta utvecklats över tid i olika yrkesgrupper, särskilt före och efter pandemin. Det vi ser är att lärare och sjuksköterskor rapporterar högre nivåer av illegitima arbetsuppgifter än till exempel IT-specialister och byggnadsarbetare, berättar Constanze

Intressant nog visade resultaten på en allmän minskning av dessa uppgifter under och strax efter pandemin – utom bland lärarna, där nivån av onödiga arbetsuppgifter förblev hög.

Varför uppstår dessa uppgifter?

Illegitima arbetsuppgifter kan uppstå av många skäl. Det kan handla om oklara ansvarsområden, brist på resurser eller ineffektiva system. I vissa fall förväntas anställda ”ställa upp” när det är bråttom, vilket kan leda till att uppgifter hamnar fel.

– Det är viktigt att arbetsledningen tar ansvar för att minska den här typen av belastning. En del uppgifter kanske inte kan tas bort helt, men de kan förenklas så att de tar mindre tid och kraft, säger Constanze.

Vad kan du göra?

Om du upplever att du får uppgifter som inte hör till ditt jobb, är det bra att ta upp det i dialog med din chef. Kanske finns det en anledning till att uppgiften lagts på dig – eller så behövs det en förändring i organisationen.

En tydlig arbetsbeskrivning, rätt fördelning av arbetsuppgifter och en öppen dialog på arbetsplatsen är viktiga steg för att minska förekomsten av illegitima arbetsuppgifter. Det handlar inte om att vägra hjälpa till, utan om att få möjlighet att fokusera på det arbete man är anställd för – och att må bra på jobbet.